ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A (PASANTE)

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A 

Buscamos un asistente trabajador y dedicado que se encargue de las tareas administrativas y de oficina para garantizar la eficacia y el buen funcionamiento de la oficina de nuestra Unidad. El asistente proporciona un apoyo fiable al responsable de comunicación, se encarga de las tareas básicas de oficina y supervisa las operaciones de la oficina para aumentar la eficiencia y la calidad.

Un asistente exitoso es dedicado, trabajador y tiene una gran atención al detalle. Debe tener excelentes habilidades de comunicación, interpersonales y organizativas.

 

RESPONSABILIDADES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A

·        Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacer el seguimiento necesario;

·        Enviar la correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la unidad por correo, mensajería, en mano y/o por correo electrónico cuando se solicite y hacer el seguimiento necesario;

·        Prestar asistencia administrativa, como escribir y editar correos electrónicos, redactar memorandos y preparar comunicaciones en nombre del ejecutivo,

·        Ayudar en el mantenimiento de registros completos y precisos,

·        Ayudar en la organización de reuniones, incluyendo la programación, el envío de recordatorios,

·        Copiar y remitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría,

·        Gestionar la agenda del ejecutivo, incluyendo la concertación de citas y la priorización de los asuntos más delicados,

·        Concertar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del oficial de comunicación de manera oportuna, diplomática y concienzuda, proporcionando confirmaciones, arrepentimientos y recordatorios a todos los interesados,

·        Participar en la gestión de una base de datos

·        Tomar notas en las reuniones a las que asista el oficial de comunicación y archivar la información

 

REQUISITOS DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A:

·        Estar actualmente matriculado en un programa de grado pertinente (es decir, gestión, administración de oficinas, administración de empresas, secretariado u otras áreas pertinentes, etc.) en un instituto de educación superior en el Caribe;

·        Un diploma de escuela secundaria;

·        Conocimiento práctico y experiencia en procedimientos y sistemas administrativos y de oficina;

·        Un buen dominio de los ordenadores;

·        Familiaridad con los equipos de oficina;

·        Excelentes habilidades comunicativas e interpersonales;

·        Excelentes habilidades de planificación, organización y gestión del tiempo;

·        Buena capacidad de análisis, resolución de problemas y pensamiento crítico;

·        Interés y motivación por trabajar en una organización internacional/regional;

·        Persona extrovertida y con iniciativa, con una mentalidad orientada a los objetivos;

·        Ambicioso, instintivo y auto motivado. Solucionador de problemas;

·        Se comunica eficazmente cuando trabaja en equipo y de forma independiente;

·        Buena en la organización y estructuración de diversas tareas y responsabilidades;

·        Responde positivamente a la retroalimentación y a los diferentes puntos de vista;

·        Enfrenta el trabajo constantemente con energía y una actitud positiva y constructiva;

·        Orientado a los resultados, capaz de cumplir con los objetivos/plazos.

 

Por favor leer el documento adjunto para mayor información.

Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
29 Agosto 2022