Asistente de Unidad, Conferencia y Protocolo

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FUNCTIONS OF THE POSITION:

 

Under the general guidance of the Conference and Protocol Officer, the incumbent is responsible for providing administrative support to facilitate the efficient operations of the Unit.   

 

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

 

  • Prepare letters, verbal notes, circular notes, emails, or any other documents, in two (2) official languages of the ACS - Spanish, English and French (where applicable) and follow up on correspondences sent;
  • Render logistical assistance including the preparation of documents submitted for all meetings and activities under the purview of the Conference and Protocol Unit in accordance with ACS policy, procedures and standards;

 

  • Provide courtesy translation  of documents as it pertains to the Unit;

 

  • Manage and maintain physical and electronic records for the Unit in accordance with established ACS policy, procedures and standards;

 

  • Copy and forward all correspondences to the general archives of the Secretariat;

 

  • Dispatch correspondences related to the official work of the Unit via mail, courier, hand and/or email when requested and follow up as necessary;

 

  • Manage email correspondences and follow up as necessary;

 

  • Arrange official appointments and manage the official agenda of the Conference and Protocol Officer in a timely, diplomatic and conscientious manner, providing  confirmations, regrets, and reminders to all concerned;

 

  • Prepare  dossiers for the official missions of the Conference and Protocol Officer, coordinating with other Directorates, Officials, related institutions and/or personnel as necessary;

 

  • Prepare the Value Added Tax (VAT) for the Conference and Protocol Officer;

 

  • Assist the Conference and Protocol Officer with personal matters which he/she requests, within the parameters of the organisation in an official capacity;

 

  • Represent the ACS at official meetings, events, workshops and conferences as designated;

 

  • Assist with reception duties in order to relieve the Receptionist during scheduled breaks or in his /her absence from office.

 

  • Assist in the submission and monitoring of translation requests;
  • Assist with the coordination of external contractors (hotel, interpretation services, ground transportation, etc…) for ACS meeting or events;
  • Assist in the update of the ACS Calendar of Meetings;
  • Assist in some aspects of the duties of the Conference and Protocol Officer in his/her absence.

 

 

MINIMUM QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

  • A first-level university degree (Bachelor's) in fields related to International Relations, or other relevant areas;

 

  • Professional Certificate in Events Management will be considered an asset;

 

  • Experience :

a)    Minimum of six months’ experience working in a protocol environment; 

 

b)    Working in an international or regional organisation will be considered an asset.

 

KNOWLEDGE AND COMPETENCIES:

  • Excellent oral and written communication skills in two (2) of the official languages of the ACS;
  • Strong Interpersonal skills;
  • Ability to work under pressure in a multicultural environment;
  • Excellent organisational,  planning and time management skills;
  • Professionalism;
  • Detail oriented;
  • Ability to work independently; 
  • Ability to work in a team and to collaborate with others;
  • Proficiency in MS Office Suite.

 

 

 

REMUNERATION PACKAGE:

 

  • A Monthly Salary of US $1,206.32 (tax exempted);

 

  • Group Health Insurance Medical Plan. 

 

 

ASSESSMENT:

 

Evaluation of qualified candidates for this position will include a Competency- based Interview, a Language Proficiency Assessment and an Assessment Exercise.

 

APPLICATION PROCEDURES:

Candidates must present the following documents for consideration:

  1. Full Curriculum vitae;
  2. University degree certificate;
  3. Language Proficiency certificates (not native tongue);
  4. Names of three (3) referees and contact information.

 

Applicants must complete the Applicant Job Profile Summary Form included with the website vacancy. Failure to complete the Applicant Job Profile Summary Form will result in automatic rejection of the application. This form must be completed using either Adobe Acrobat or Adobe Acrobat Reader DC. Do not attempt to complete this document using any web browser. 

 

 

Applications must be addressed to: 

 

Mr. Rodolfo Sabonge

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

And sent by email to: [email protected]

 

The details stated above outline the nature and level of the tasks normally assigned to this position.  It does not constitute an exhaustive list of these tasks.  Additional related duties may be assigned as necessary for the effective functioning of the Association.

 

Only electronic applications will be acknowledged. All your submissions via email must not exceed 5MB in size. 

 

Due to the high volume of applications received, only short-listed candidates will be contacted for an interview. These candidates will also receive notice of the final outcome of the selection process. 

 

Reporting to: 
Oficial de Conferencia y Protocolo
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Duration of appointment: 
18 months
Deberes y Responsabilidades: 

FUNCIONES DEL PUESTO:

 

Bajo la orientación  general del Oficial de Conferencia y Protocolo, el titular es responsable de proveer apoyo administrativo para facilitar la eficiencia en las operaciones de la unidad.

 

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

 

  • Preparar cartas, notas verbales, notas circulares, correos electrónicos o cualquier otro tipo de documentos, en dos de los idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda) y darle seguimiento a la correspondencia enviada;

 

  • Brindar apoyo logístico, incluyendo la preparación de documentos presentados para todas las reuniones y actividades bajo el ámbito de la Unidad de Conferencia y Protocolo de conformidad con las políticas, procedimientos y estándares de la AEC;

 

  • Preparar traducciones de cortesía de documentos relacionados con la Unidad; 

 

  • Administrar y mantener registros físicos y electrónicos asignados a la Unidad de acuerdo con las políticas, procedimientos y estándares de la AEC; 

 

  • Copiar y transmitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;

 

  • Enviar correspondencia relacionada con el trabajo de la Unidad vía correo postal,  mensajería, en persona o correo electrónico, cuando se le solicite y dar seguimiento según sea necesario;

 

  • Gestionar los mensajes por correo electrónico y dar seguimiento según sea necesario;

 

  • Coordinar citas oficiales y gestionar  la agenda oficial del Oficial de Conferencia y Protocolo de manera puntual, diplomática y minuciosa, suministrando confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los involucrados;

 

  • Preparar dossiers para las misiones oficiales del Oficial de Conferencia y Protocolo, en coordinación con otras Direcciones, Oficiales, instituciones relacionadas y/o personal según sea necesario;

 

  • Preparar los reclamos del Impuesto al Valor Agregado (IVA) para el Oficial de Conferencia y Protocolo;

 

  • Asistir al Asesor/a Político/a en los asuntos personales que éste requiera, en una capacidad oficial dentro de los parámetros de la organización; 

 

  • Representar a la AEC en reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales según se le designe; 

 

  • Asistir con las obligaciones de la recepción para relevar a la persona encargada  durante su  horario de receso o en su ausencia de la oficina;

 

  • Asistir con el envío y monitoreo de las solicitudes de traducción;

 

  • Asistir con la coordinación de contratistas externos para eventos de la AEC (hotel, servicios de interpretación, transporte, etc.);

 

  • Asistir con algunos aspectos de los deberes del Oficial de la Conferencia y Protocolo en su ausencia

 

 

 

CALIFICACIONES MÍNIMAS Y EXPERIENCIA:

 

  • Título universitario en campos relacionados con Relaciones Internacionales u otras áreas relevantes;
  • Certificado profesional en Gerencia de eventos se considerará como una ventaja.

Experiencia: 

  • Al menos seis meses de experiencia trabajando en un entorno protocolar;

 

  • Experiencia laboral en una organización internacional o regional será considerada como una ventaja.

 

 

 

 

CONOCIMIENTO Y COMPETENCIAS:

 

  • Excelentes capacidades, tanto orales como escritas, en dos (2) de los idiomas oficiales de la Asociación;
  • Habilidades interpersonales sólidas; 
  • Capacidad para trabajar bajo presión en un ambiente multicultural; 
  • Aptitudes excelentes para la organización, planificación y gestión del tiempo; 
  • Profesionalismo;
  • Meticuloso;
  • Habilidad para trabajar de forma independiente;
  • Destreza para trabajar en equipo y colaborar con otros;  
  • Buen conocimiento de la Suite Ofimática de Microsoft.

 

 

PAQUETE DE REMUNERACIÓN:

 

  • Salario Mensual de US$1,206.32 (exento de impuestos);
  • Plan de Seguro Médico Grupal. 

 

 

EVALUACIÓN:

 

La evaluación de los candidatos calificados para este puesto incluirá una entrevista basada en competencias,  evaluación de dominio de idioma y un ejercicio de evaluación.

 

 

PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR LA SOLICITUD:

Los candidatos deberán  presentar los siguientes documentos para su consideración:

 

  1. Currículum Vitae completo;
  2. Título universitario;
  3. Certificados de Competencia Lingüística (no de la lengua materna);
  4. Nombre de tres referencias e información de contacto;

 

Los solicitantes deberán completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante que se incluye con la vacante en el sitio web. De no completar el Formulario Resumen del Perfil Profesional del Solicitante, la solicitud  será  automáticamente descartada.  Se debe usar Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC para llenar el formulario, ningún otro tipo de programa.

 

Las solicitudes deberán dirigirse a: 

 

Sr. Rodolfo Sabonge

Secretario  General

Asociación de Estados del Caribe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

Y enviarse por correo electrónico a: [email protected]

 

La descripción del puesto de trabajo que se describe, esboza la índole y el nivel de las tareas que le serán asignadas en condiciones normales a este puesto. Esta descripción no constituye una lista exhaustiva de dichas tareas. Se podrán asignar deberes adicionales según sea necesario para mantener el eficaz funcionamiento de la Asociación.

 

Solo se aceptarán las aplicaciones recibidas por correo electrónico.  El tamaño del mensaje no debe exceder 5 MB.

 

Debido al elevado volumen de  aplicaciones recibidas, solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista. De igual forma, estos candidatos serán informados del resultado final del proceso de selección. 

Documentación requerida: 

Currriculum vitae. University degree certificate. Language Certificates (not in first language). Names of three referees and contact information.

Nivel: 
Personal temporal
Título del Trabajo: 
Asistente de Unidad, Conferencia y Protocolo