Asistente Administrativo - Dirección de Reducción del Riesgo de Desastres, Medio Ambiente y Mar Caribe

Anuncio de Plaza Vacante: 

Se invita a los ciudadanos debidamente calificados de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación de Estados del Caribe a solicitar el puesto de Asistente Administrativo en la Secretaría de la AEC en su sede en Puerto España, Trinidad y Tobago.

Reporting to: 
Directora, Reducción del Riesgo de Desastres, Medio Ambiente y Mar Caribe
Tipo de designación: 
Tiempo completo
Deberes y Responsabilidades: 
  1. Preparar cartas, notas verbales, notas circulares, correos electrónicos o cualquier otro documento, en dos (2) de los idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (donde corresponda) y dar seguimiento a las correspondencias enviadas;
  2. Prestar asistencia logística, incluida la preparación y revisión de documentos para todas las actividades y reuniones bajo el ámbito de la Dirección, a saber: preparar invitaciones a todos los países de la AEC, Partes Interesadas e Invitados Especiales; hacer un seguimiento y hacer llamadas a los participantes de las reuniones; imprimir expedientes para la Dirección y otros participantes según lo solicitado; ayudar con la inscripción en  la Reunión; preparar presentaciones según lo solicitado; preparar documentos previos a la reunión de acuerdo con directrices establecidas; preparar notas de agradecimiento para todos/as los/las participantes; toma de notas; preparar y distribuir los informes de las reuniones oficiales de la Dirección, como el proyecto de informe de Relatoría y el Resumen Ejecutivo, de conformidad con los Acuerdos 13/10 y 9/17;
  3. Prestar asistencia logística, incluida la preparación y revisión cuidadosa de documentos para las reuniones del Comité Especial bajo el ámbito de otras Direcciones, como preparar invitaciones a todos los países de la AEC, Partes Interesadas e Invitados Especiales; hacer un seguimiento y hacer llamadas a los participantes de la reunión; imprimir expedientes para la Dirección y otros participantes según lo solicitado; ayudar con la inscripción en la Reunión; preparar documentos previos a la reunión de acuerdo con las pautas establecidas; preparar  notas de agradecimiento para todos/as los/las participantes; toma de notas; preparar y distribuir informes de las reuniones oficiales de la Dirección, como el proyecto de informe del Relator y el Resumen Ejecutivo, de conformidad con los Acuerdos 13/10 y 9/17;
  4. Preparar traducción de cortesía de los documentos (aproximadamente 2-3 páginas);
  5. Administrar y mantener registros físicos y electrónicos de la Dirección acordes con la política, los procedimientos y las normas establecidas de la AEC;
  6. Copiar y remitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
  7. Enviar correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la Dirección por correo, mensajería, a mano y/o correo electrónico cuando se solicite y hacer un seguimiento según sea necesario;
  8. Administrar correspondencias por correo electrónico y hacer un seguimiento cuando proceda;
  9. Coordinar citas oficiales y gestionar la agenda oficial de la Directora de manera oportuna, diplomática y concienzuda, proporcionando confirmaciones, disculpas y recordatorios a todos los interesados;
  10. Recibir visitas y notificar a la Directora o Asesor como corresponda; ofrecer/pedir refrescos a la persona a cargo del servicio, o, preparar y servir los refrescos en ausencia de la persona a cargo;
  11. Notificar al personal sobre las visitas oficiales a la Dirección y las misiones oficiales emprendidas por la Directora y el Asesor;
  12. Notificar al personal de Recursos Humanos sobre la ausencia de la Directora (por ejemplo, licencia por enfermedad) y la asistencia de la Directora y Asesor a reuniones oficiales externas, conferencias, talleres, seminarios o eventos;
  13. Actuar como Enlace con la Unidad de Conferencias y Protocolo en la coordinación de los arreglos de viaje de la Directora y Asesor;
  14. Actualizar la lista de puntos focales de la Dirección de todos los Países de la AEC;
  15. Preparar expedientes para las misiones oficiales de la Directora y Asesor, coordinando con otras Direcciones, funcionarios, instituciones relacionadas y/o personal según sea necesario;
  16. Preparar la solicitud de Impuesto al Valor Agregado (IVA) y bebidas para la Directora y Asesor, haciendo un seguimiento con la Dirección General de Rentas Internas (BIR-inglés) cuando sea necesario;
  17. Prestar asistencia a la Directora en los asuntos personales que solicite, dentro de los parámetros de la organización a título oficial;
  18. Representar a la AEC en reuniones oficiales, eventos, talleres y conferencias según lo designado;
  19. Ayudar con las tareas de recepción para reemplazar al Recepcionista durante los descansos programados o en su ausencia de la oficina;
  20. Solicitar papelería al Supervisor de Recursos Humanos/Oficina y distribuirla a la Dirección;
  21. Colaborar en la revisión y actualización de las Políticas y Procedimientos de Registros de ACS
Funciones: 

Bajo la orientación general de la Directora, el/la titular será responsable de proporcionar apoyo secretarial y administrativo para facilitar el funcionamiento eficiente de la Dirección, así como de colaborar en la planificación y gestión de las reuniones. 

Calificación y Experienca Requeridas: 
  • Un Título de Asociado O Diploma en campos relacionados con Gerencia, Administración de Oficinas, Administración de Empresas u otras áreas relevantes.
  • El Certificado Profesional en Secretariado Administrativo (Profesional) se valorará positivamente;
  • Mínimo de dos (2) años de experiencia en la prestación de apoyo administrativo general;
  • La experiencia contable básica se considerará un valor positivo;
  • Haber Trabajado en una organización internacional o regional se considerará un valor positivo.
Remuneracion y Beneficios: 

• Un salario mensual de US$1,584.64 (exento de impuestos)

• Plan médico de seguro de salud grupal

Documentación requerida: 

Los candidatos deben presentar los siguientes documentos para su consideración:

 

1. Currículum vitae completo;

2. Certificado de título universitario;

3. Certificados de Dominio de Idiomas (lengua no nativa);

4. Nombres de tres (3) referencias con información de contacto

 

Los solicitantes deben completar el Formulario de resumen del perfil del puesto del solicitante que se incluye con la vacante en el sitio web. Si no se completa el Formulario de resumen del perfil laboral del solicitante, se rechazará automáticamente la solicitud. Este formulario debe completarse utilizando Adobe Acrobat o Adobe Acrobat Reader DC. No intente completar este documento utilizando ningún navegador en la web.

Notas: 

Las solicitudes deben dirigirse a:

 

Sr. Rodolfo Sabonge

Secretario General

Asociación de Estados del Caribe

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

P.O. Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

 

Enviar por correo electrónico a: [email protected]

 

Los detalles provistos arriba esbozan la naturaleza y nivel de las tareas normalmente asignadas a este cargo. La descripción no constituye una lista exhaustiva de dichas tareas. Se podrán asignar deberes adicionales según proceda para el eficaz funcionamiento de la Asociación.

Debido al alto volumen de solicitudes recibidas, solo los candidatos preseleccionados serán contactados para una entrevista. Estos candidatos también recibirán notificaciones del resultado final del proceso de selección.

Nivel: 
Personal Local
Título del Trabajo: 
Asistente Administrativo
Fecha tope para el recibo de la solicitud: 
19 Agosto 2022