Poste vacant - Assistant d’unité, Bureau du Conseiller politique

Avis de Poste Vacant: 

FUNCTIONS OF THE POSITION:

 

Under the general guidance of the Political Advisor, the incumbent is responsible for providing administrative support to facilitate the efficient operations of the Unit.   

 

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

 

  • Prepare letters, verbal notes, circular notes, emails, or any other documents, in two (2) official languages of the ACS - Spanish, English and French (where applicable) and follow up on correspondences sent;
  • Render logistical assistance including the preparation and proofreading of documents for all meetings under the purview of the Office of the Political Advisor;

 

  • Provide courtesy translation  of documents (approximately 2-3 pages);

 

  • Manage and maintain physical and electronic records for the Unit in accordance with established ACS policy, procedures and standards;

 

  • Copy and forward all correspondences to the general archives of the Secretariat;

 

  • Dispatch correspondences related to the official work of the Unit via mail, courier, hand and/or email when requested and follow up as necessary;

 

  • Manage email correspondences and follow up as necessary;

 

  • Arrange official appointments and manage the official agenda of the Political Advisor in a timely, diplomatic and conscientious manner, providing  confirmations, regrets, and reminders to all concerned;

 

  • Prepare  dossiers for the official missions of the Political Advisor, coordinating with other Directorates, Officials, related institutions and/or personnel as necessary;

 

  • Prepare the Value Added Tax (VAT) for the Political Advisor;

 

  • Assist the Political Advisor with personal matters which he/she requests, within the parameters of the organisation in an official capacity;

 

  • Represent the ACS at official meetings, events, workshops and conferences as designated;

 

  • Assist with reception duties in order to relieve the Receptionist during scheduled breaks or in his /her absence from office;

 

  • Provide any other assistance and support as requested.

 

 

MINIMUM QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

  • A first-level university degree (Bachelor's) in fields related to International Relations, Political Science or other relevant areas;

 

  • Experience :

a)    Minimum of six months’ drafting reports and providing administrative support services; 

 

b)    Working in an international or regional organisation will be considered an asset.

 

KNOWLEDGE AND COMPETENCIES:

  • Excellent oral and written communication skills in two (2) of the official languages of the ACS;
  • Strong Interpersonal skills;
  • Ability to work under pressure in a multicultural environment;
  • Excellent organisational,  planning and time management skills;
  • Professionalism;
  • Detail oriented;
  • Ability to work independently; 
  • Ability to work in a team and to collaborate with others;
  • Proficiency in MS Office Suite.

 

 

REMUNERATION PACKAGE:

 

  • A Monthly Salary of US $1,206.32 (tax exempted);

 

  • Group Health Insurance Medical Plan. 

 

 

ASSESSMENT:

 

Evaluation of qualified candidates for this position will include a Competency- based Interview, a Language Proficiency Assessment and an Assessment Exercise.

 

APPLICATION PROCEDURES:

Candidates must present the following documents for consideration:

  1. Full Curriculum vitae;
  2. University degree certificate;
  3. Language Proficiency certificates (not native tongue);
  4. Names of three (3) referees and contact information.

 

Applicants must complete the Applicant Job Profile Summary Form included with the website vacancy. Failure to complete the Applicant Job Profile Summary Form will result in automatic rejection of the application. This form must be completed using either Adobe Acrobat or Adobe Acrobat Reader DC. Do not attempt to complete this document using any web browser. 

 

 

 

 

 

Applications must be addressed to: 

 

Mr. Rodolfo Sabonge

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

And sent by email to: [email protected]

 

The details stated above outline the nature and level of the tasks normally assigned to this position.  It does not constitute an exhaustive list of these tasks.  Additional related duties may be assigned as necessary for the effective functioning of the Association.

 

Only electronic applications will be acknowledged. All your submissions via email must not exceed 5MB in size. 

 

Due to the high volume of applications received, only short-listed candidates will be contacted for an interview. These candidates will also receive notice of the final outcome of the selection process. 

Relevant de: 
Conseiller politique
Type d’emploi: 
Temps complet
Duration of appointment: 
18 mois
Fonctions et Responsabilités: 

FONCTIONS DU POSTE :

 

Sous la direction générale du Conseiller politique, le titulaire est responsable de fournir un soutien administratif pour faciliter le fonctionnement efficace de l’Unité. 

 

 

DEVOIRS ET RESPONSABILITES:

 

  • Rédiger des lettres, des notes verbales, des notes circulaires, des courriels ou tous autres documents, dans deux (2) langues officielles de l’AEC - espagnol, anglais et français (le cas échéant)  et faire le suivi de correspondance envoyée;
  • Fournir une assistance logistique incluant la préparation et vérification de documents pour toutes réunions qui sont du ressort de l’Unité politique ;
  • Fournir une traduction de courtoisie des documents (environ 2 à 3 pages) ;
  • Gérer et maintenir des dossiers physiques et électroniques de l’Unité conformément aux politiques, procédures et normes de l’AEC;
  • Copier et transmettre toutes les correspondances aux archives générales du Secrétariat ;
  • Envoyer des correspondances liées au travail de l’Unité par courrier postal, par service de messagerie, remise en mains propres et/ou par courriel lorsque demandé et assurer le suivi le cas échéant ;
  • Gérer les correspondances par courriel et assurer un suivi le cas échéant;
  • Organiser les rendez-vous officiels et gérer le calendrier officiel du Conseiller politique de façon opportune, diplomatique et consciencieuse, en fournissant des confirmations, des regrets et des rappels à toutes les parties concernées;
    • Préparer des dossiers pour les missions officielles du Conseiller politique, en coordination avec d'autres Directions, fonctionnaires, institutions relatives et/ou personnel si nécessaire;
    • Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour  le Conseiller politique ;

 

  • Assister le Conseiller Politique dans ses affaires personnelles quand il / elle le lui demande, dans les paramètres de l'organisation à titre officiel ;
    • Représenter l’AEC lors de réunions, événements, ateliers et conférences, tel que désigné ;
    • Aider aux tâches d'accueil afin de soulager le/la Réceptionniste pendant les pauses prévues ou en cas de son absence du bureau ;
    • Fournir toute autre assistance et soutien demandés.

 

QUALIFICATIONS MINIMUM ET EXPERIENCE:

 

  • Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) en relations internationales, science politique ou dans une autre discipline similaire;

 

Expériences:

  • Au minimum six mois d'expérience en matière de rédaction de rapports et de prestation de services de soutien administratif; et
    • Ayant travaillé dans une organisation internationale ou régionale serait considéré comme un atout. 

 

 

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES:

 

  • Excellentes compétences de communication à l’oral et à l’écrit dans deux (2) des langues officielles de l’AEC ;
  • Solides compétences relationnelles ;
  • Capacité de travailler sous pression dans un milieu multiculturel ;
  • Excellentes compétences d’organisation, de planification et de gestion du temps ;
  • Professionnalisme ;
  • Méticuleux;
  • Capacité de travailler à titre autonome ;
  • Capacité de travailler en équipe et de collaborer avec les autres;
  • Connaissance de la suite MS Office.

 

 

REMUNERATION D’ENSEMBLE :

 

  • Rémunération mensuelle: US$1,206.32 (exonérée d’impôt).

 

  • Plan d’Assurance santé collective.

 

 

 

EVALUATION:

 

L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste inclura un entretien basé sur les compétences, une évaluation de la maitrise des langues et un exercice d’évaluation.

 

PROCEDURES POUR LA SOUMISSION DES CANDIDATURES:

 

Les candidats doivent présenter les documents suivants pour examen :

  1. Curriculum vitae complet ;
  2. Attestation de diplôme universitaire ; 
  3. Attestations certifiant les compétences linguistiques (pas pour la langue maternelle).
  4. Noms de trois répondants et informations de contact.

 

Les candidats doivent remplir le formulaire contenant le résumé du profil du poste inclus dans l’annonce de poste vacant sur le site Web. Le fait de ne pas remplir ce formulaire entraînerait automatiquement le rejet de la candidature.  Il faut remplir le formulaire avec Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader DC. N’essayez pas de compléter le document utilisant un navigateur Web.

 

Les candidatures doivent être adressées à: 

 

Rodolfo Sabonge

Secretary General

Association of Caribbean States

5-7 Sweet Briar Road, St. Clair

PO Box 660, PORT OF SPAIN

Tel: 868-622-9575

Fax: 868-622-1653

Et envoyées par mèl à: [email protected]

 

Les détails fournis ci-avant  résument la nature et le niveau des taches normalement assignées à ce poste. Ceci ne constitue pas une liste exhaustive de ces tâches.  Des obligations afférentes et additionnelles peuvent être assignées s’il est nécessaire et pour que l’Association fonctionne de manière efficace.

 

Seulement les candidatures envoyées électroniquement seront prises en considération. Toute candidature transmise ne doit pas dépasser 5MB. 

 

En raison du grand volume de candidatures reçues, seulement les candidats présélectionnés seront contactés pour une interview. Ces candidats recevront également la notification du  résultat final du processus de sélection. 

Documentation Requise: 

Currriculum vitae. University degree certificate. Language Certificates (not in first language). Names of three referees and contact information.

Niveau: 
Personnel local
Titre du Poste: 
Assistant d’unité, Bureau du Conseiller politique
Date limite pour la Réception des Candidatures: 
1 Decembre 2021