Asistente de Unidad (Finanzas / Adquisiciones)
Se invita a los ciudadanos debidamente cualificados de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación de Estados del Caribe a presentar su candidatura para el puesto de Asistente de Unidad (Finanzas / Adquisiciones) en la Secretaría de la AEC en su sede de Puerto España, Trinidad y Tobago.
- Elaborar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, o cualquier otro documento, en dos (2) idiomas oficiales de la AEC - español, inglés y francés (según proceda) y hacerle seguimiento a la correspondencia enviada;
- Elaborar y revisar los documentos en relación con la elaboración de la nómina mensual;
- Prestar asistencia logística, incluyendo la elaboración y revisión del texto de los documentos de todas las reuniones que sean competencia de la Unidad de Presupuesto y Administración;
- Elaborar y revisar documentos relacionados con la elaboración de los informes mensuales del IVA de la AEC;
- Elaborar y revisar los documentos relacionados con la elaboración y reconciliación de Caja Chica;
- Realizar la entrada de datos en el Sistema de Contabilidad de la AEC;
- Elaborar reconciliaciones bancarias;
- Ayudar con los informes de elaboración de Presupuesto;
- Ayudar con las funciones de finanzas relacionadas con los proyectos de la AEC;
- Proveer traducción de cortesía de documentos (aproximadamente de 2 a 3 páginas);
- Gestionar y mantener registros físicos y electrónicos para la Unidad de acuerdo con la política, procedimientos y estándares de la AEC;
- Copiar y reenviar toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
- Despachar correspondencia relacionada con la labor oficial de la Unidad por correo, mensajería, entrega a mano y/o correo electrónico cuando se requiera y hacerle seguimiento cuando sea necesario;
- Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacerle seguimiento cuando sea necesario;
- Organizar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del Jefe de Operaciones de manera oportuna, diplomática y consciente, ofreciendo confirmaciones, disculpas, y recordatorios a todas las partes involucradas;
- Elaborar dossiers para las misiones oficiales del Jefe de Operaciones, al coordinar con otras Direcciones, Oficiales, instituciones y/o personal relacionado cuando sea necesario;
- Elaborar los documentos relacionados con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) para el Jefe de Operaciones;
- Ayudar al Jefe de Operaciones con asuntos personales que solicite, dentro de los parámetros de la organización en calidad oficial;
- Representar a la AEC en reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales según sea designado o designada;
- Ayudar con las funciones de la recepción para aliviar al/a la Recepcionista durante los periodos de descanso establecidos o en su ausencia;
- Elaborar los Informes de Relatoría y Resúmenes Ejecutivos de las reuniones oficiales de la AEC de acuerdo con los Acuerdos establecidos;
- Proveer asistencia y apoyo al Jefe de Operaciones, al Oficial de Recursos Humanos, al Oficial Financiero y al Oficial de Tecnología de la Información (TI) cuando se requiera.
Bajo la guía general del Jefe de Operaciones, el titular es responsable de proveer apoyo administrativo para facilitar las eficientes operaciones de la Unidad.
- Un título universitario (Licenciatura) en un área relacionada con Gerencia, Contabilidad, o que estudie para obtener la cualificación ACCA, o cualquier otra área relevante;
- Experiencia:
a) Mínimo seis meses elaborando informes y ofreciendo servicios de apoyo administrativo;
b) Se considerará una ventaja tener conocimiento práctico de Quickbooks;
c) Se considerará una ventaja trabajar en una organización regional o internacional.
- Remuneración mensual de 1.206,32 USD (exento de impuestos);
- Seguro de Salud del Grupo para el Profesional y sus dependientes (si aplica)
- Hoja de vida completa;
- Título universitario;
- Certificados de dominio del idioma (lenguas no nativas);
- Nombres de tres (3) referencias e información de contacto.
Debido al gran volumen de solicitudes recibidas, sólo se invitarán a una entrevista a los candidatos preseleccionados. Estos candidatos también recibirán una notificación del resultado final del proceso de selección.