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Asistente de Unidad (Finanzas / Adquisiciones)
Anuncio de Plaza Vacante:
Se invita a los ciudadanos debidamente cualificados de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación de Estados del Caribe a presentar su candidatura para el puesto de Asistente de Unidad (Finanzas / Adquisiciones) en la Secretaría de la AEC en su sede de Puerto España, Trinidad y Tobago.
Reporting to:
Jefe de Operaciones Tipo de designación:
Tiempo completo Duration of appointment:
30 meses Deberes y Responsabilidades:
- Elaborar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, o cualquier otro documento, en dos (2) idiomas oficiales de la AEC - español, inglés y francés (según proceda) y hacerle seguimiento a la correspondencia enviada;
- Elaborar y revisar los documentos en relación con la elaboración de la nómina mensual;
- Prestar asistencia logística, incluyendo la elaboración y revisión del texto de los documentos de todas las reuniones que sean competencia de la Unidad de Presupuesto y Administración;
- Elaborar y revisar documentos relacionados con la elaboración de los informes mensuales del IVA de la AEC;
- Elaborar y revisar los documentos relacionados con la elaboración y reconciliación de Caja Chica;
- Realizar la entrada de datos en el Sistema de Contabilidad de la AEC;
- Elaborar reconciliaciones bancarias;
- Ayudar con los informes de elaboración de Presupuesto;
- Ayudar con las funciones de finanzas relacionadas con los proyectos de la AEC;
- Proveer traducción de cortesía de documentos (aproximadamente de 2 a 3 páginas);
- Gestionar y mantener registros físicos y electrónicos para la Unidad de acuerdo con la política, procedimientos y estándares de la AEC;
- Copiar y reenviar toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
- Despachar correspondencia relacionada con la labor oficial de la Unidad por correo, mensajería, entrega a mano y/o correo electrónico cuando se requiera y hacerle seguimiento cuando sea necesario;
- Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacerle seguimiento cuando sea necesario;
- Organizar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del Jefe de Operaciones de manera oportuna, diplomática y consciente, ofreciendo confirmaciones, disculpas, y recordatorios a todas las partes involucradas;
- Elaborar dossiers para las misiones oficiales del Jefe de Operaciones, al coordinar con otras Direcciones, Oficiales, instituciones y/o personal relacionado cuando sea necesario;
- Elaborar los documentos relacionados con el Impuesto al Valor Agregado (IVA) para el Jefe de Operaciones;
- Ayudar al Jefe de Operaciones con asuntos personales que solicite, dentro de los parámetros de la organización en calidad oficial;
- Representar a la AEC en reuniones, eventos, talleres y conferencias oficiales según sea designado o designada;
- Ayudar con las funciones de la recepción para aliviar al/a la Recepcionista durante los periodos de descanso establecidos o en su ausencia;
- Elaborar los Informes de Relatoría y Resúmenes Ejecutivos de las reuniones oficiales de la AEC de acuerdo con los Acuerdos establecidos;
- Proveer asistencia y apoyo al Jefe de Operaciones, al Oficial de Recursos Humanos, al Oficial Financiero y al Oficial de Tecnología de la Información (TI) cuando se requiera.
Funciones:
Bajo la guía general del Jefe de Operaciones, el titular es responsable de proveer apoyo administrativo para facilitar las eficientes operaciones de la Unidad.
Calificación y Experienca Requeridas:
- Un título universitario (Licenciatura) en un área relacionada con Gerencia, Contabilidad, o que estudie para obtener la cualificación ACCA, o cualquier otra área relevante;
- Experiencia:
a) Mínimo seis meses elaborando informes y ofreciendo servicios de apoyo administrativo;
b) Se considerará una ventaja tener conocimiento práctico de Quickbooks;
c) Se considerará una ventaja trabajar en una organización regional o internacional.
Remuneracion y Beneficios:
- Remuneración mensual de 1.206,32 USD (exento de impuestos);
- Seguro de Salud del Grupo para el Profesional y sus dependientes (si aplica)
Documentación requerida:
- Hoja de vida completa;
- Título universitario;
- Certificados de dominio del idioma (lenguas no nativas);
- Nombres de tres (3) referencias e información de contacto.
Notas:
Debido al gran volumen de solicitudes recibidas, sólo se invitarán a una entrevista a los candidatos preseleccionados. Estos candidatos también recibirán una notificación del resultado final del proceso de selección.
Nivel:
Personal temporal Título del Trabajo:
Asistente de Unidad (Finanzas / Adquisiciones) Fecha tope para el recibo de la solicitud:
16 Febrero 2024 