Assistant(e) d'unité – Bureau du coordinateur en chef
Les ressortissants des États membres et des États membres associés intéressés et dûment qualifiés sont invités à présenter leur candidature au poste d'assistant(e) d'unité – Bureau du coordinateur en chef (OCEC) de l'Association des États de la Caraïbe.
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Préparer des lettres, des notes verbales, des notes circulaires, des courriels, des communiqués de presse ou tout autre document, dans deux (2) langues officielles de l'AEC - espagnol, anglais et français (le cas échéant) - et assurer la suite des correspondances envoyées ;
- Mettre à jour le site Web et les comptes de réseaux sociaux de l'AEC ;
- Fournir une assistance à l'OCEC pour le montage de vidéos et la prise de photos afin de promouvoir l'AEC et son travail ;
- Fournir une assistance logistique, y compris la préparation des documents transmis pour toutes les réunions et activités pertinentes de la compétence du Bureau du Coordinateur général (OCEC), conformément aux pratiques, aux procédures et aux normes de l'AEC ;
- Assurer la traduction de courtoisie des documents relatifs au Bureau ;
- Gérer et tenir à jour les dossiers physiques et électroniques du Bureau conformément aux pratiques, aux procédures et aux normes établies par l'AEC ;
- Copier et transmettre tous correspondances aux archives générales du Secrétariat, gérer la correspondance par courriel et en assurer la suite nécessaire ;
- Expédier et classer la correspondance liée au travail officiel du Bureau par voie postale, par coursier, en main propre et/ou par courrier électronique selon la demande et en assurer la suite au besoin ;
- Surveiller les médias locaux (presse écrite, radio et télévision) pour les contenus relatifs à l'AEC. Les documents doivent être rognés, scannés et communiqués aux parties prenantes concernées ;
- Organiser les rendez-vous officiels et gérer l'agenda officiel du Coordinateur en chef de manière opportune, diplomatique et consciencieuse, en fournissant des confirmations, des excuses et des rappels à toute personne concernée ;
- Préparer les dossiers pour les missions officielles du Coordinateur en chef, en assurant la coordination avec les autres directions, les responsables, les institutions concernées et/ou le personnel, le cas échéant ;
- Préparer la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) pour le Coordinateur en chef, le cas échéant ;
- Assister le Coordinateur exécutif en chef pour des questions d'ordre personnel à sa demande, dans la limite des paramètres de l'organisation, en sa qualité de haut responsable ;
- Représenter l'AEC aux réunions, événements, ateliers et conférences officiels, selon les désignations ;
- Assister dans les tâches de réception afin de soulager la réceptionniste pendant les pauses prévues ou en son absence du bureau.
- Aider à la soumission et à la suite des demandes de traduction ;
- Aider à la logistique, au protocole et à la coordination technique en ce qui concerne les réunions et les missions internes et externes de l'AEC, y compris, mais sans s'y limiter, la passation de fournisseurs de services, la préparation et la diffusion des documents et les documents à suivre les réunions de l'AEC ;
- Aider à la mise à jour du calendrier des réunions de l'AEC ;
- Toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
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Prepare letters, verbal notes, circular notes, emails, press/news releases, or any other documents, in two (2) official languages of the ACS - Spanish, English and French (where applicable) and follow up on correspondences sent;
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Update the ACS’ website and social media accounts;
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Render assistance to the OCEC to edit videos and to capture photos to promote the ACS and its work;
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Render logistical assistance including the preparation of documents submitted for all meetings and activities under the purview of the Office of the Chief Executive Coordinator (OCEC)in accordance with ACS policy, procedures and standards;
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Provide courtesy translation of documents as it pertains to the Office;
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Manage and maintain physical and electronic records for the Office in accordance with established ACS policy, procedures and standards;
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Copy and forward all correspondences to the general archives of the Secretariat and manage email correspondence and follow up as necessary;
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Dispatch and file correspondence related to the official work of the Office via mail, courier, hand and/or email when requested and follow up as necessary;
- Monitor the local media (printed press, radio and television) for materials relevant to the ACS. Materials are to be clipped and scanned to the relevant stakeholders;
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Arrange official appointments and manage the official agenda of the Chief Executive Coordinator in a timely, diplomatic and conscientious manner, providing confirmations, regrets, and reminders to all concerned;
- Prepare dossiers for the official missions of the Chief Executive Coordinator, coordinating with other Directorates, Officials, related institutions and/or personnel as necessary;
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Prepare the Value Added Tax (VAT) for Chief Executive Coordinator as required;
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Assist the Chief Executive Coordinator with personal matters which he/she requests, within the parameters of the organisation in an official capacity;
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Represent the ACS at official meetings, events, workshops and conferences as designated;
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Assist with reception duties in order to relieve the Receptionist during scheduled breaks or in his /her absence from office.
- Assist in the submission and monitoring of translation requests;
- Assist with logistics, protocol and substantive coordination in respect of internal and external ACS Meetings and missions including but not limited to contracting of service providers, preparation and dissemination of documentation and follow up to ACS Meetings ;
- Assist in the update of the ACS Calendar of Meetings;
Any other duties as required.
Sous la direction générale du Coordinateur en chef (CEC), le titulaire est chargé de fournir du soutien administratif pour faciliter le bon fonctionnement du bureau du Coordinateur en chef (OCEC) en ce qui concerne les affaires politiques, la communication et les services de conférence et de protocole.
- Un diplôme universitaire de premier cycle (Licence) dans des domaines liés aux relations internationales ou tout autre domaine d’études pertinent ;
- La maîtrise des trois langues de l'AEC sera considérée comme un atout ;
- Expérience : un minimum de six mois d'expérience au sein d'une organisation internationale ou régionale sera considéré comme un atout.
- Un salaire mensuel de 1 206,32 $ US (exonéré d'impôt) ;
- Régime d'assurance maladie collective.
Les candidats doivent présenter les documents suivants afin que leur candidature soit examinée :
- Curriculum vitae complet ;
- Certificat du diplôme universitaire ;
- Certificats de compétence linguistique (langue maternelle non comprise) ;
- Noms de trois (3) personnes de références et leurs coordonnées.
Les candidats doivent remplir le formulaire de candidature qui accompagne l'offre d'emploi sur le site web. Manquement à remplir le formulaire de candidature entraînera le rejet automatique de la candidature. Ce formulaire doit être rempli à l'aide d'Adobe Acrobat ou d'Adobe Acrobat Reader DC. Ne pas essayer de remplir ce document à l'aide d'un navigateur web.
Les candidatures doivent être adressées à :
Rodolfo Sabonge
Secrétaire général
Association des États de la Caraïbe
5-7, chemin Sweet Briar, St. Clair
Boîte postale 660, PORT D'ESPAGNE
Tél. : 868-622-9575
Télécopieur : 868-622-1653
Et envoyé par courrier électronique à : [email protected]
Seules les applications soumises par voie électroniques seront acceptées. Les envois par courrier électronique ne devront pas dépasser 5 Mo.
En raison du volume élevé de candidatures reçues, seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une entrevue. Ces candidats seront également avisés du résultat final du processus de sélection.
