Un certain nombre de changements stratégiques ont été apportés à l'AEC depuis 2017, conformément au mandat donné par le 7e Sommet des chefs d'État et de gouvernement de l'AEC pour revitaliser l'Association.
Parmi celles-ci, il y a eu une restructuration de la structure de gestion du Secrétariat de l'AEC afin de renforcer et de rationaliser les opérations pour une plus grande efficacité, des résultats optimaux et la création conséquente, au sein du Bureau du Secrétaire général, de deux postes exécutifs, ceux de Chef des Opérations (COO) et de Coordinateur Exécutif en Chef (CEC).
Le CEC est responsable de la gestion des relations internes et externes de l'AEC, c'est-à-dire des relations entre les membres de l'AEC - États membres, membres associés, observateurs et acteurs sociaux - ainsi que des relations des membres avec les parties externes, qu'il s'agisse d'États ou d'organisations. Conformément aux termes de référence de ce poste, le CEC gère les relations politiques, les communications et les services de conférence et de protocole de l'AEC et de son Secrétariat, en supervisant les réunions des plus hautes entités décisionnelles de l'AEC, à savoir le Sommet, le Conseil des ministres et son Bureau exécutif, ainsi que la Réunion intersessionnelle et le Mécanisme de coordination.;
Plus précisément, il incombe au CEC de :
Servir de point focal pour toutes les questions liées à l'environnement politique et aux activités de l'AEC en identifiant, analysant et surveillant les développements politiques, les tendances actuelles et les questions émergentes qui peuvent affecter la situation politique et l'impact politique des questions intrarégionales. De plus, faire des recommandations sur les stratégies possibles et les mesures à prendre ;
Maintenir la dynamique intra-AEC et servir de coordinateur central pour toutes les questions et activités liées au Secrétariat et au Bureau exécutif du Conseil des ministres et à l'ensemble des membres. Cela comprend l'organisation et la coordination des réunions du Conseil des ministres, du Bureau exécutif du Conseil, de la réunion préparatoire annuelle et intersessionnelle du Conseil, des Sommets des Chefs d'État et de gouvernement, des événements officiels, y compris l'interface avec les points focaux et les fonctionnaires, le cas échéant ;
Développer, maintenir et renforcer la dynamique externe de l'AEC et servir de coordinateur central pour toutes les relations avec d'autres organisations intergouvernementales, tant au niveau régional qu'international ;
Développer et entretenir des réseaux de contacts au sein des États membres, des membres associés et des agences régionales et internationales avec lesquelles le Secrétariat travaille ;
Soutenir le Secrétaire général dans le développement et le maintien du dialogue politique au sein de l'AEC, y compris par la proposition d'une stratégie et d'options politiques qui tiennent compte des questions, tendances et défis émergents ;
Conseiller le Secrétaire général sur toutes les questions susceptibles d'entraîner un risque politique ;
Fournir des orientations et, le cas échéant, superviser les portefeuilles relevant de la responsabilité du Secrétaire général, notamment la culture, l'éducation et les questions transversales telles que l'intégration de la dimension de genre, la jeunesse et les groupes vulnérables, ainsi que les objectifs de développement durable ;
Superviser et piloter l’analyse de l’actuel service de communication du Secrétariat et veiller à l’alignement sur les objectifs stratégiques et opérationnels du Secrétariat.
Superviser et assurer le suivi la conception et la mise en oeuvre des lignes directrices et stratégies de communication pertinentes pour soutenir le mandat de l'organisation ;
Superviser et piloter les activités opérationnelles du Secrétariat en matière de communication afin de garantir le respect des lignes directrices de l'AEC et des meilleures pratiques mondiales ;
Concevoir, mettre en œuvre et assurer le suivi d'une stratégie de communication efficace visant à améliorer l'image de marque de l'AEC et la visibilité de l'AEC à un niveau externe ;
Assurer le suivi et la coordination d'un programme obligatoire de formation à la communication interne pour le personnel désigné dans chaque unité et bureau de l'AEC ;
En collaboration avec le Chef des opérations, établir et négocier une liste de fournisseurs qui offriront un bon rapport qualité-prix (en garantissant les niveaux de qualité les plus élevés possibles, dans le respect des contraintes budgétaires) pour toutes les questions de conférence et de protocole liées aux réunions et aux événements de l'AEC ;
Assurer la mise en oeuvre de procédures opérationnelles normalisées (POS) pour la fonction conférence et protocole ;
Concevoir et mettre en œuvre un programme obligatoire de formation interne à la conférence et au protocole pour le personnel désigné dans chaque unité et bureau de l'AEC ;
Élaborer et tenir à jour un registre des risques de l'entreprise, en collaboration avec le Chef des opérations (COO), afin d'améliorer le paysage de la gouvernance de l'AEC ;
Contribuer à la formulation du plan stratégique de l'AEC ;
Assister le Secrétaire général dans toute autre activité nécessaire à la réalisation des objectifs de l'Association.
La première CEC, Mme Tricia Barrow, a été nommée en février 2024. Son bureau comprend les postes suivants :
- Un chargé des conférences et du protocole
- Un chargé de communication
- Un Assistant de recherche, Affaires politiques et coordination
- Deux Assistants d'unité - Coordination