Desde 2017 se han introducido una serie de cambios estratégicos en la AEC en cumplimiento del mandato recibido de la VII Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de la AEC de revitalizar la Asociación.
Entre ellos se encuentra la reestructuración de la estructura de gestión de la Secretaría de la AEC para reforzar y racionalizar las operaciones en aras de una mayor eficiencia y unos resultados óptimos, y la consiguiente creación, dentro de la Oficina del Secretario General, de dos puestos ejecutivos, los Jefe de Operaciones (JO) y Jefe Coordinador Ejecutivo (JCE).
El JCE es responsable de gestionar las relaciones internas y externas de la AEC, es decir, las relaciones entre los miembros de la AEC -Estados Miembros, Miembros Asociados, Observadores y Agentes Sociales-, así como las relaciones de los miembros con partes externas, ya sean Estados u organizaciones. De conformidad con los Términos de Referencia para este cargo, el JCE gestiona las relaciones políticas, las comunicaciones y los servicios de conferencias y protocolo de la AEC y su Secretaría, ejerciendo la supervisión de las reuniones de las máximas entidades con poder de decisión de la AEC, a saber, la Cumbre, el Consejo de Ministros y su Junta Ejecutiva, así como la Reunión Intersesional y el Mecanismo de Coordinación.
En concreto, el JCE:
Sirve como punto focal para todos los asuntos relacionados con el ambiente político y las actividades de la AEC, identificando, analizando y monitoreando los desarrollos políticos, las tendencias actuales y los temas emergentes que puedan afectar la situación y el impacto políticos de los asuntos intrarregionales y hace recomendaciones sobre posibles estrategias y medidas a tomar;
Mantiene la dinámica dentro de la AEC y sirve de coordinador central para todos los asuntos y actividades relacionados con la Secretaría y la Junta Ejecutiva del Consejo de Ministros y los miembros en general, incluidas la organización y coordinación de las reuniones del Consejo de Ministros, la Junta Ejecutiva del Consejo, la Reunión Preparatoria Anual Intersesional del Consejo, las Cumbres de Jefes de Estado y de Gobierno, los eventos oficiales, incluida la interrelación con los puntos focales y los funcionarios, según proceda;
Desarrolla, mantiene y refuerza la dinámica externa de la AEC y actúa como coordinador central de todas las relaciones con otras organizaciones intergubernamentales, tanto a nivel regional como internacional;
Desarrolla y mantiene redes de contactos dentro de los Estados Miembros, los Miembros Asociados y dentro de las agencias regionales e internacionales con las que se relaciona la Secretaría;
Apoya al Secretario General en el desarrollo y mantenimiento del diálogo político dentro de la AEC, incluso mediante la propuesta de opciones estratégicas y políticas que tengan en cuenta los asuntos, tendencias y desafíos emergentes;
Asesora al Secretario General en relación con todos los asuntos que puedan dar lugar a una exposición al riesgo político;
Proporciona orientación y, según se le asigne, supervisa las carteras bajo la responsabilidad del Secretario General, en particular la cultura, la educación y cuestiones transversales como la integración de la perspectiva de género, la juventud y los grupos vulnerables y los Objetivos de Desarrollo Sostenible;
Supervisa el análisis de la Unidad de Comunicación de la infraestructura de comunicación actual de la Secretaría y garantiza la alineación con los objetivos estratégicos y operativos de la Secretaría;
Supervisa y controla el desarrollo y establecimiento de las políticas y estrategias de comunicación pertinentes para apoyar el mandato de la organización;
Supervisa y controla las actividades operativas de comunicación de la Secretaría para garantizar el cumplimiento de las políticas de la AEC y de las mejores prácticas mundiales;
Supervisa y controla el diseño y la aplicación de una estrategia de comunicación eficaz destinada a mejorar la marca de la AEC y la visibilidad de su presencia exterior;
Supervisa y vigila el establecimiento de un calendario obligatorio de formación interna en materia de Comunicación para el personal identificado en cada unidad y oficina de AEC;
Junto con el Jefe de Operaciones, establece y negocia un grupo de proveedores que ofrezcan una buena relación calidad-precio (a través de los más altos niveles posibles de calidad, dentro de las limitaciones presupuestarias) para todos los asuntos de conferencia y protocolo relacionados con las reuniones y eventos de la AEC;
Supervisa y controla el establecimiento de Procedimientos Operativos Estándar (POE) para la función de conferencia y protocolo;
Supervisa y controla el establecimiento de un programa obligatorio de formación interna en materia de conferencia y protocolo para el personal identificado en cada unidad y oficina de la AEC;
Desarrolla y mantiene un Registro de Riesgos Corporativos junto con el Jefe de Operaciones (JO), para mejorar el panorama de Gobernanza de la AEC;
Contribuye a la formulación del Plan Estratégico de la AEC;
Asiste al Secretario General en cualquier otra actividad necesaria para alcanzar las metas y objetivos de la Asociación.
La primera JCE, la Srta. Tricia Barrow, fue nombrada en febrero de 2024. Su oficina se compone de:
- Un Oficial de Conferencia y Protocolo
- Un Oficial de Comunicaciones
- Un Asistente de Investigaciones, Asuntos de Políticas y Coordinación
- Dos (2) Asistentes de Unidad - Coordinación