Asistente de Unidad (Recursos Humanos)
Se invita a los ciudadanos debidamente cualificados de los Estados Miembros y Miembros Asociados de la Asociación de Estados del Caribe a presentar su candidatura para el puesto de Asistente de Unidad (Recursos Humanos) en la Secretaría de la AEC en su sede de Puerto España, Trinidad y Tobago.
- Elaborar cartas, notas verbales, circulares, correos electrónicos, o cualquier otro documento, en dos (2) idiomas oficiales de la AEC, español, inglés y francés (según proceda) y hacer un seguimiento de la correspondencia enviada;
- Asistir en el seguimiento y preparación de informes mensuales sobre ausentismo y retrasos de los empleados;
- Prestar asistencia logística, incluida la preparación y corrección de documentos para todas las reuniones que sean competencia de la Unidad de Presupuesto y Administración;
- Actualizar las bases de datos de proveedores de servicios y contratos relacionados;
- Proveer traducción de cortesía de documentos (aproximadamente 2-3 páginas);
- Gestionar y mantener los registros físicos y electrónicos de la Unidad de conformidad con la política, los procedimientos y las normas establecidos por la AEC;
- Copiar y remitir toda la correspondencia a los archivos generales de la Secretaría;
- Despachar la correspondencia relacionada con el trabajo oficial de la Unidad por correo, mensajería, en mano y/o correo electrónico cuando se solicite y hacer el seguimiento necesario;
- Gestionar la correspondencia por correo electrónico y hacer el seguimiento necesario;
- Organizar citas oficiales y gestionar la agenda oficial del Jefe de Operaciones de manera oportuna, diplomática y concienzuda, proporcionando confirmaciones, excusas y recordatorios a todos los interesados;
- Preparar los expedientes para las misiones oficiales del Jefe de Operaciones, coordinándose con otras Direcciones, funcionarios, instituciones relacionadas y/o personal, según sea necesario;
- Preparar el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) para el Jefe de Operaciones;
- Asistir al Jefe de Operaciones en los asuntos personales que solicite, dentro de los parámetros de la organización a título oficial;
- Representar a la AEC en las reuniones oficiales, actos, talleres y conferencias que se designen;
- Asistir en las tareas de recepción para relevar al Recepcionista durante las pausas programadas o en su ausencia de la oficina;
- Preparar Informes de Relatoría y Resúmenes Ejecutivos de las reuniones oficiales de la AEC en cumplimiento de los Acuerdos establecidos;
- Ayudar en la distribución y adquisición de todo el material de oficina, maquinaria y artículos de cocina y mantener todo el equipo en condiciones de funcionamiento para un rendimiento óptimo;
- Prestar asistencia y apoyo al Jefe de Operaciones, al Oficial de Recursos Humanos, al Oficial Financiero y al Oficial de Tecnologías de la Información (TI) cuando se le solicite.
Bajo la dirección general del Jefe de Operaciones, el titular es responsable de proporcionar apoyo administrativo para facilitar el funcionamiento eficiente de la Unidad.
- Título universitario de primer nivel (licenciatura) en campos relacionados con Recursos Humanos, la Gestión u otras áreas pertinentes;
- Experiencia:
a) Un mínimo de seis meses redactando informes y prestando servicios de apoyo administrativo;
b) Se valorará haber trabajado en una organización internacional o regional.
- Salario mensual de USD 1.206,32 (exento de impuestos);
- Seguro médico colectivo Plan médico.
- Curriculum vitae completo;
- Certificado de título universitario;
- Certificados de conocimiento de idiomas (no lengua materna);
- Nombres de tres (3) personas de referencia e información de contacto.
Debido al elevado volumen de candidaturas recibidas, sólo se contactará con los candidatos preseleccionados para realizar una entrevista. Estos candidatos también recibirán notificación del resultado final del proceso de selección.
