Jefe Coordinador Ejecutivo (JCE)

Política y Relaciones Exteriores

• Servir de centro de coordinación para todos los asuntos relacionados con el entorno político y las actividades de la AEC, identificando, analizando y supervisando la evolución política, las tendencias actuales y las cuestiones emergentes que puedan afectar a la situación política y a las repercusiones políticas de las cuestiones intrarregionales, y formular recomendaciones sobre las posibles estrategias y medidas que deban adoptarse;
• Mantener la dinámica dentro de la AEC y actuar como coordinador central de todos los asuntos y actividades relacionados con la Secretaría y la Mesa Ejecutiva del Consejo de Ministros y los Miembros en general, incluida la organización y coordinación de las reuniones del Consejo de Ministros, la Mesa Ejecutiva del Consejo, la Reunión Preparatoria Intersesional del Consejo, las Cumbres de Jefes de Estado y de Gobierno, los actos oficiales, incluida la interrelación con los puntos focales y los funcionarios, según proceda;
• Desarrollar, mantener y fortalecer la dinámica externa de la AEC y servir de coordinador central para todas las relaciones con otras organizaciones intergubernamentales, tanto a nivel regional como internacional; incluyendo, pero sin limitarse a las Naciones Unidas y todas sus instituciones relevantes (UNCTAD, COP, OMI, OIT, PNUD, GBM, OMT, CEPAL, OEA, CARICOM, SELA, SICA, OECO, CELAC);
• Desarrollar y mantener redes de contactos dentro de los Estados Miembros, Miembros Asociados y dentro de las agencias regionales e internacionales con las que se relaciona la Secretaría;
• Mantener una estrecha relación de trabajo con los Directores, Estados Miembros, Ministerios de Relaciones Exteriores y Organizaciones Internacionales para mantenerse al día y gestionar eficazmente la oficina;
• Preparar la correspondencia, incluyendo, pero no limitándose a agendas, informes de síntesis, declaraciones en los tres (3) idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda);
• Preparar notas informativas técnicas y analíticas, temas de discusión, discursos o declaraciones para el Secretario General para las Reuniones del Consejo de Ministros de la AEC, su Mesa Ejecutiva y la Reunión Preparatoria Intersesional;
• Preparar los informes del Secretario General para las Reuniones Intersesionales y Ministeriales en los tres (3) idiomas oficiales de la AEC: español, inglés y francés (según corresponda);
• Apoyar al Secretario General en el desarrollo y mantenimiento del diálogo político intra AEC, incluso mediante la propuesta de opciones estratégicas y políticas que tomen en cuenta los temas, tendencias y desafíos emergentes;
• Asesorar al Secretario General en relación con todos los asuntos que puedan dar lugar a una exposición al Riesgo Político;
• Supervisar y monitorear el trabajo del Oficial de Conferencias y Protocolo en la gestión del calendario y el calendario de las reuniones estatutarias de la AEC y de las misiones diplomáticas del Secretario General, en estrecha coordinación con los Directores;
• Representar al Secretario General o a la AEC en las reuniones oficiales, actos, talleres y conferencias que se designen;
• Proporcionar orientación y, según se le asigne, supervisar los portafolios bajo la responsabilidad del Secretario General, en particular la cultura, la educación y temas transversales como la integración de la perspectiva de género, la juventud y los grupos vulnerables y los Objetivos de Desarrollo Sostenible;
• Ofrecer asesoramiento y realizar análisis para coordinar, junto con los Directores, el trabajo de la Asociación (los programas de trabajo técnicos deben ser ejecutados por los Directores);
• Elaborar informes sobre las actividades, programas y proyectos emprendidos por la Unidad de acuerdo con las directrices establecidas;
• Presentar al Secretario General los informes de viajes oficiales al regreso de las misiones oficiales;
• Participar y hacer un seguimiento de las reuniones/decisiones de los órganos de los miembros de la AEC que dependan del JCE;
• Supervisar y monitorear el establecimiento de Procedimientos Operativos Estándar (POE) para la función Política y de Relaciones Exteriores;
• Establecer objetivos, evaluar el rendimiento del personal político y proporcionar la retroalimentación y el entrenamiento necesarios para optimizar el rendimiento;

Comunicación y Relaciones Públicas

• Supervisar y monitorear el análisis de la Unidad de Comunicación de la actual infraestructura de comunicaciones de la Secretaría y garantizar la coherencia con los objetivos estratégicos y operativos de la Secretaría;
• Supervisar y monitorear el desarrollo y establecimiento de las políticas y estrategias de comunicación pertinentes para apoyar el mandato de la organización;
• Supervisar y monitorear las actividades operativas de comunicación de la Secretaría para garantizar el cumplimiento de las políticas de la AEC y de las mejores prácticas mundiales;
• Supervisar y monitorear todos los resultados del Oficial de Comunicaciones y Relaciones Públicas, en lo que se refiere a reuniones estatutarias y oficiales, misiones oficiales y coordinación con los puntos focales de comunicación de los Miembros;
• Orientar al Oficial de Comunicaciones y Relaciones Públicas en lo relacionado a mantener el conocimiento y la visibilidad de la AEC y su contribución a la cooperación regional en el Gran Caribe;
• Orientar al Oficial de Comunicaciones y Relaciones Públicas en lo que se refiere a mantener el conocimiento y la visibilidad de la AEC ante sus principales partes interesadas a través de boletines y otros mecanismos de comunicación pertinentes;
• Supervisar y monitorear el diseño y la aplicación de una estrategia de comunicación eficaz destinada a mejorar la marca de la AEC y la visibilidad de su presencia exterior;
• Supervisar y monitorear el establecimiento de Procedimientos Operativos Estándar (POE) para la función de Comunicación y Relaciones Públicas;
• Supervisar y monitorear el establecimiento de un calendario obligatorio de formación interna en materia de Comunicación para el personal identificado en cada Unidad y Oficina de la AEC;
• Establecer objetivos, evaluar el rendimiento del personal de Comunicación y proporcionar la retroalimentación y el entrenamiento necesarios para optimizar el rendimiento;

Conferencia y Protocolo

• Supervisar y monitorear al Oficial de Conferencia y Protocolo en la identificación, gestión y coordinación de los resultados relacionados con las reuniones estatutarias y oficiales, las misiones oficiales y la coordinación con los puntos focales de los Miembros para los servicios de Conferencia y Protocolo;
• Junto con el Jefe de Operaciones, establecer y negociar un grupo de proveedores que ofrezcan una buena relación calidad-precio (a través de los más altos niveles posibles de calidad, dentro de las limitaciones presupuestarias) para todos los asuntos de Conferencia y Protocolo relacionados con las Reuniones y Eventos de la AEC;
• Supervisar y monitorear el establecimiento de Procedimientos Operativos Estándar (POE) para la función de Conferencia y Protocolo;
• Supervisar y monitorear el establecimiento de un programa obligatorio de formación interna en materia de Conferencia y Protocolo para el personal identificado en cada Unidad y Oficina de la AEC;
• Establecer objetivos, evaluar el rendimiento del personal de Conferencias y Protocolo y proporcionar la información y formación necesarias para optimizar el rendimiento;

Otros

• Desempeñar la función de Encargado de Negocios, a.i. en ausencia del Secretario General y de los Directores designados;
• Desarrollar y mantener un Registro de Riesgos Corporativos junto con el Jefe de Operaciones (JO), para mejorar el panorama de Gobernanza de la AEC;
• Contribuir a la formulación del Plan Estratégico de la AEC;
• Asistir al Secretario General en cualquier otra actividad necesaria para alcanzar las metas y objetivos de la Asociación.