Bureau du Chef des opérations

Élaborer et mettre en œuvre des stratégies et des politiques en matière de ressources humaines afin de garantir la réalisation des objectifs stratégiques et opérationnels, en veillant au respect de la législation applicable en matière d'emploi ;

Gérer et coordonner le processus de recrutement et de sélection conformément aux politiques, pratiques et lignes directrices ;

Concevoir et mettre en œuvre des systèmes de gestion des talents et des successions afin d'assurer une sélection efficace, ainsi que le développement, l'évaluation, l'avancement et la fidélisation des employés ;

Développer et surveiller les systèmes d'analyse et de rapport sur la main-d'œuvre afin d'aborder de manière proactive les principales tendances et d'éclairer la prise de décision stratégique ;

Planifier et assurer l'orientation des employés afin de favoriser une attitude positive à l'égard des objectifs de l'organisation ;

Superviser tous les aspects de la discipline progressive et de l'administration des procédures de réclamation conformément aux politiques et aux lignes directrices ;

Conseiller le Secrétaire général sur la résolution appropriée des problèmes relatifs aux employés afin de maintenir la conformité avec les lois applicables en matière d'emploi et les politiques de l'organisation ;

Encadrer et conseiller le personnel sur l'interprétation et l'application des politiques, procédures et pratiques en matière de ressources humaines, en veillant au respect de la législation et de la réglementation applicables ;

Collaborer avec le Secrétaire général, les Directeurs et les Chefs d'unité pour développer, mettre en œuvre et évaluer des stratégies d'amélioration continue des performances et de la motivation individuelle et collective ;

Concevoir, faciliter ou fournir des programmes de formation et de développement appropriés afin d'améliorer en permanence les compétences et les performances au sein de l'organisation ;

Préparer les plans de formation organisationnels et individuels en consultation avec le Secrétaire général et les autres responsables concernés ;

Fixer des objectifs, évaluer les performances du personnel en poste et fournir le retour d'information et l'accompagnement nécessaires pour optimiser les performances et la motivation ;

Examiner les formulaires d'évaluation des performances du personnel afin d'identifier les lacunes et de recommander des interventions appropriées en matière de formation ou de développement ;

Gérer les programmes et les activités de santé et de sécurité conformément aux normes de sécurité et de santé au travail ;

Conduire et analyser les entretiens de fin d'emploi et recommander des changements pour favoriser la rétention du personnel

Assurer un traitement efficace des indemnités de licenciement ;

Recommander et coordonner des activités en faveur de la mobilisation des salariés, des programmes, des actions ou des événements afin de promouvoir un environnement de travail sain et productif. 

Coordonner la prise en charge des stagiaires avec les Directions auxquelles ils seront affectés ; 
 

Assurer la révision et la mise à jour périodiques du manuel du personnel ;

Tenir des registres et compiler des rapports statistiques concernant toutes les informations relatives au personnel, y compris les évaluations de performance, l'absentéisme et toute autre question relative aux ressources humaines ; 

Se tenir au courant de l'évolution de la législation du travail et des différents domaines des ressources humaines afin de garantir la conformité des pratiques organisationnelles ;

Préparer et présenter des rapports sur les activités menées dans les délais requis ;

Exercer toute autre fonction décrite dans les manuels et les règlements publiés par le secrétaire général ou établis par les accords ministériels ;

Concevoir et formuler des systèmes et des procédures possibles pour améliorer les performances, en vue d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles ;

Analyser, planifier et recommander les actions qui doivent être adoptées pour atteindre les objectifs et les fonctions de l'Association, en particulier dans le domaine des finances de l'organisation ;

Concevoir et formuler des systèmes et des procédures possibles pour améliorer les performances, en vue d'optimiser l'utilisation des ressources disponibles ;

Assurer le suivi des tâches confiées au Secrétariat par le Comité spécial sur le Budget et de l'administration ;

Préparer les projets de budget de l'AEC et contrôler l'état des recettes et des dépenses du Secrétariat ;

Élaborer et mettre en œuvre des systèmes d'archivage, des formulaires, des politiques et des procédures liés à la facturation, au traitement des paiements et à d'autres activités liées aux comptes créditeurs et débiteurs ;

Préparer les comptes de gestion mensuels, les comptes fiscaux et les déclarations fiscales pour l'organisation ;

Vérifier toutes les écritures des comptes fournisseurs, les encaissements, la correspondance bancaire et la TVA ;

Approuver les paiements de petite caisse et les factures à payer ;

Gérer la clôture de tous les rapports financiers mensuels et annuels ;

Mettre à jour et tenir à jour le tableau des immobilisations ;

Tenir les États membres et les membres associés informés de l'état des contributions ;

Préparation des documents de fond sur des thématiques pour les réunions concernées.

Assurer le suivi du programme de travail du Comité spécial sur le Budget et l'administration ;

Préparer et présenter des rapports sur les activités menées, dans les délais requis ;

Assurer la direction et la gestion des travaux du Fonds spécial et coordonner les travaux préparatoires à la réunion du Comité du Fonds spécial ;

Exercer toute autre fonction décrite dans les manuels et les règlements publiés par le Secrétaire général et dans les accords approuvés ;

Préparer des rapports trimestriels sur l'exécution du budget de l'AEC ;

Sauvegarder les ressources fiscales et adhérer à toutes les procédures de contrôle interne destinées à prévenir et à détecter le vol ou l'utilisation abusive de fonds. Rester attentif aux failles de sécurité et signale les problèmes. Chercher des moyens d'améliorer les contrôles internes. Allouer et comptabiliser de manière responsable l'utilisation des ressources fiscales, en évaluant les alternatives et leurs avantages. Surveiller l'utilisation du budget et s'assurer que les coûts critiques sont couverts. Chercher des moyens de réduire les coûts ;

Approuver l’exécution des dépenses et des paiements pour faciliter les opérations du Secrétariat ;

Élaborer des processus et des procédures de passation de marchés conformément à la législation de Trinité-et-Tobago en la matière et aux meilleures pratiques internationales ;

Contribuer à la révision permanente du manuel de passation des marchés ;

Superviser la fourniture de services aux utilisateurs finaux, y compris les services d'assistance et de soutien technique ;

Veiller à ce que les opérations d'information et de communication du Secrétariat respectent la législation locale ;

Élaborer et tenir à jour un manuel de procédures sur la conservation des archives ;

Gérer le système de gestion des dossiers et les procédures d'archivage de l'AEC ;

Assister le Secrétaire général dans toute autre activité nécessaire à la réalisation des buts et objectifs de l'Association.