Oficina del Jefe de Operaciones

Desarrolla y aplica estrategias y políticas de Recursos Humanos (RRHH) para garantizar la consecución de los objetivos estratégicos y operativos, velando por el cumplimiento de la legislación laboral aplicable;

Gestiona y coordina el proceso de contratación y selección de acuerdo con las políticas, prácticas y directrices;

Diseña y aplica sistemas de gestión del talento y la sucesión para garantizar una selección eficaz, así como el desarrollo, la evaluación, la promoción y la retención de los empleados;

Desarrolla y supervisa los sistemas de análisis e información de la mano de obra para abordar de forma proactiva las tendencias clave y fundamentar la toma de decisiones estratégicas;

Planifica y dirige la orientación de los empleados para fomentar una actitud positiva hacia los objetivos de la organización;

Supervisa todos los aspectos de la disciplina progresiva y la administración de los procedimientos de reclamación de conformidad con las políticas y directrices;

Asesora al Secretario General sobre la resolución adecuada de los problemas de los empleados para mantener el cumplimiento de la legislación laboral aplicable y las políticas de la organización;

Proporciona formación y asesoramiento al personal sobre la interpretación y aplicación de las políticas, procedimientos y prácticas de RR.HH., garantizando el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables;

Colabora con el Secretario General, los Directores y los Jefes de Unidad para desarrollar, aplicar y evaluar estrategias de mejora continua del rendimiento y la motivación individuales y de equipo;

Diseña, facilita contratar los servicios de formación y desarrollo adecuados para mejorar continuamente la competencia y el rendimiento dentro de la organización;

Prepara planes de formación organizativos e individuales en consulta con el Secretario General y otros Jefes pertinentes;

Establece objetivos, evalúa el rendimiento del personal asignado y proporciona la retroalimentación y el entrenamiento necesarios para optimizar el rendimiento y la motivación;

Revisa los formularios de evaluación del rendimiento del personal cumplimentados con vistas a identificar las lagunas y recomendar las intervenciones de formación o desarrollo adecuadas;

Gestiona los programas y actividades de salud y seguridad de conformidad con las normas de SST;

Realiza y analiza entrevistas de salida y recomienda cambios para fomentar la retención del personal;

Garantiza la tramitación eficaz de las indemnizaciones por despido;

Recomienda y coordina actividades, programas, iniciativas o eventos de participación de los empleados para promover un entorno de trabajo saludable y productivo;

Coordina la entrada de becarios con las Direcciones a las que vayan a ser asignados; 
 

Garantiza la revisión y actualización periódicas del Manual del Personal;

Mantiene registros y elabora informes estadísticos sobre toda la información relacionada con el personal, incluidas las evaluaciones del rendimiento, el absentismo y cualquier otro asunto de RRHH; 

Se mantiene al día con la evolución de la legislación laboral y de los distintos ámbitos de RRHH para garantizar el cumplimiento de las prácticas organizativas;

Elabora y presenta informes sobre las actividades realizadas dentro de los plazos requeridos;

Desempeña cualquier otra función señalada en los manuales y reglamentos emitidos por el Secretario General o establecidos por los Acuerdos Ministeriales;

Diseña y formula posibles sistemas y procedimientos para un mejor desempeño, con miras a optimizar el uso de los recursos disponibles;

Analiza, planifica y recomienda las acciones que deban adoptarse para alcanzar los objetivos y funciones de la Asociación, específicamente en el área de las finanzas de la Organización;

Realiza las tareas de seguimiento asignadas a la Secretaría por el Comité Especial de Presupuesto y Administración;

Prepara los proyectos de presupuesto de la AEC y supervisa el estado de los ingresos y gastos de la Secretaría;

Desarrolla y aplica sistemas de registro, formularios, políticas y procedimientos relacionados con la facturación, la tramitación de pagos y otras actividades de cuentas por pagar y por cobrar;

Prepara las cuentas mensuales de gestión, las cuentas fiscales y las declaraciones de impuestos de la organización;

Comprueba todas las entradas de cuentas por pagar, ingresos en efectivo, correspondencia bancaria e IVA;

Aprueba los pagos de la caja chica y las facturas para su pago;

Gestiona el cierre de todos los informes financieros mensuales y anuales;

Actualiza y mantiene el inventario de activos fijos;

Mantiene a los Estados Miembros y a los Miembros Asociados al corriente de la situación de las contribuciones;

Prepara documentos sustantivos sobre los temas para las reuniones pertinentes

Da seguimiento al programa de trabajo del Comité Especial de Presupuesto y Administración;

Prepara y presenta informes sobre las actividades realizadas, dentro de los plazos establecidos;

Dirige y gestiona los trabajos del Fondo Especial y coordina los trabajos preparatorios de la reunión del Comité del Fondo Especial;

Lleva a cabo cualesquiera otras funciones señaladas en los manuales y reglamentos emitidos por el Secretario General y en los acuerdos aprobados;

Prepara informes trimestrales sobre la ejecución del presupuesto de la AEC;

Salvaguarda los recursos fiscales y cumple con todos los procedimientos de control interno diseñados para prevenir y detectar robos o malversación de fondos. Permanece alerta ante las violaciones de la seguridad e informa de los problemas. Busca formas de mejorar los controles internos. Asigna y contabiliza responsablemente el uso de los recursos fiscales, sopesando las alternativas y sus beneficios. Supervisa el uso del presupuesto y garantiza que se cubran los costes críticos. Busca formas de reducir costes;

Aprueba la ejecución de gastos y pagos para facilitar las operaciones de la Secretaría;

Elabora procesos y procedimientos de contratación pública de conformidad con la legislación de Trinidad y Tobago y las mejores prácticas internacionales;

Contribuye a la revisión continua del manual de adquisiciones;

Supervisa la prestación de servicios a los usuarios finales, incluidos los servicios de asistencia y apoyo técnico;

Garantiza que las operaciones de información y comunicación de la Secretaría cumplen con la legislación local;;

Elabora y mantiene un manual de procedimiento para la conservación de registros;

Maneja el sistema de gestión de registros y los procedimientos de archivo de la AEC;

Asiste al Secretario General en cualquier otra actividad necesaria para alcanzar las metas y objetivos de la Asociación.